Pay Defterinin Kaybolması veya Zayi Olması Halinde Ne Yapılmalıdır?
Pay defteri kaybolursa ne olur diye merak ediyorsanız, bu yazımızı okumalısınız. Bu defter (kısaca PD diyelim), ticari bir defter olarak kabul edilir. Bu nedenle, Türk Ticaret Kanunu (TTK) çerçevesinde onaylatılarak kullanılmalıdır.
Açılış Onayı veya Açılış Tasdiki
TTK’nın 64. maddesinin üçüncü fıkrası doğrultusunda, açılış onayı, defter kullanılmaya başlamadan önce yapılmalıdır. Bu onay, defterin kullanılacağı dönemin ilk ayında, yani önceki ayın sonuna kadar noter tarafından gerçekleştirilmelidir. Anonim ve limited şirketler, kuruluş aşamasında açılış onayını ticaret sicili müdürlüğünden alırlar. Ancak, bu defter için kapanış onayı almak zorunlu değildir.
Şirketlerin tutmakla yükümlü olduğu diğer ticari defterler –yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, yönetim kurulu karar defteri (veya limited şirketlerde müdürler kurulu karar defteri)- her hesap dönemi için açılış onayına tabi tutulur. Ancak, PD’nin yeterli yaprağı varsa, yani defter henüz dolmamışsa, sonraki faaliyet dönemlerinde açılış onayı almadan da kullanılabilir.
Defterin Yenilenmesi
PD herhangi bir şekilde kayba uğrar ise, zayi belgesi için başvurulur. Bu durumda, ayrıca, yeni bir defter almak gerekir. Yani, defterin yenilenmesi gerekir. Defterin yenilenmesi gerektiğinde ise, yeni defterin açılış onayı yapılmadan önce eski defterle veya eğer eski defter kayıp ise, zayi belgesiyle birlikte notere ibraz edilmesi şarttır.
Noter, eski defter veya zayi belgesi üzerine yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Bu şerhi gören noterler, eski defterdeki veya zayi belgesindeki şerhten sonra tekrar bir açılış onayı yapamazlar.
Türkiye Noterler Birliği Düzenlemeleri
Türkiye Noterler Birliği’nin 13/02/2013 tarihli ve 19 sayılı Genel Yazısı’nda, bu defterin yenilenmesi durumunda, açılış onayının yapılması için yeni defterin eski defterle ya da zayi belgesiyle birlikte notere sunulması gerektiği belirtilmiştir. PD’nin sayfalarının bitmiş olması, zayi olması ya da fiziksel olarak mevcut olmasına rağmen kullanılamaz hale gelmesi, yenileme gerektiren durumlar arasındadır.
Daha Önceden Defter Tutulmamışsa Ne Yapılır?
Eğer defter daha önce hiç tutulmamışsa, ilgililerin yazılı beyanı alınarak yeni bir defter oluşturulmalı ve bu defter için açılış onayı yapılmalıdır.
Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’in 14. maddesinin (e) bendi gereğince, sermaye şirketleri için taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarına ilişkin bilgilerin ilgililerin beyanına göre yazılması gerektiği belirtilmiştir. Bu nedenle, defterin açılış onayı için noterliklere başvurulduğunda, eğer defter mevcut değilse veya hiç tutulmamışsa, ilk kez PD tasdik edildiğine dair beyan alınarak onay işlemi yapılabilir. Ayrıca, açılış onayı yapılacak defterin ilk sayfasına, sermaye şirketlerinin taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı bilgisi beyan yoluyla yazılabilir. Bu konuda ek bir belge istenmez.
Pay defteri kaybolursa ne olur sorusu hakkında daha detaylı bilgi almak ve ihtiyaçlarınıza özel çözümler için bizimle iletişime geçebilirsiniz. Ticaret Hukuku ve pay senetlerinde 25 yılı aşan uzmanlık, bilgi birikimi ve tecrübemizle hizmetinizdeyiz. Kurucumuz Dr. Soner Altaş’ın “Pay Defteri” adlı kitabı ve ticari defteri, bu alandaki tek eser olarak Türkiye’de önemli bir kaynak sunmaktadır. Bu bilgiyi de dikkatinize sunarız.
