Pay Defteri Doldurma Rehberi
Sizin için pay defteri nasıl doldurulur konulu adım adım bir rehber hazırladık.
Kanunen tutulması zorunlu olan, sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketler ile kooperatiflerde ortakların, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı bir ticari defter olan bu defterin doğru ve eksiksiz bir şekilde doldurulması, şirketin ortaklık yapısını takip etmek açısından büyük önem taşır.
Arzu edenler, kurucumuz Dr. Soner Altaş tarafından kaleme alınan, alanındaki ender eserlerden biri olan kitap ile mevzuata tam uyumlu deftere göz atabilirler. Deftere kayıt işlemleri, anılan kitapta örnekleri ile birlikte detaylı bir şekilde izah edilmiş ve gösterilmiştir.
Neden Önemlidir? Ne İşe Yarar?
Birinci neden, pay sahipliği sıfatının ispat edilmesine ilişkindir. Türk Ticaret Kanunu (TTK)’na göre, şirkete karşı, ancak defterde kayıtlı bulunan kişiler pay sahibi (ortak) sıfatına sahiptir.
İkinci neden, pay senedi ve çıplak pay devirlerinin sonuç doğurmasına ilişkindir. TTK’na göre, nama yazılı hisse senetlerinin devri, şirkete karşı ancak deftere kayıtla geçerlilik kazanmaktadır. Nitekim, bu uygulama, nama yazılı hisse senedi ve pay devirlerinin kontrol altına alınmasında da önemli bir işleve sahiptir.
Şöyle ki, şirket esas sözleşmesinde açık bir düzenleme bulunması halinde, yönetim kurulu, esas sözleşmede gösterilen sebeplerden dolayı devri deftere kaydetmeyi reddedebilir. Yine, şirket esas sözleşmesinde açık bir hüküm var ise, yönetim kurulu, devrin deftere kaydedilmesi talebini sebepsiz olarak da reddedebilir. Deftere kaydedilmemesi durumunda ise, devir keyfiyeti, şirkete karşı herhangi bir hüküm ifade etmez, yani sadece devreden ile devralan kişi arasında bir sonuç doğurur.
Defter, ayrıca, şirket genel kuruluna katılma ve oy hakkının belirlenmesinde de bir karine teşkil eder.
Defteri Tutmamanın, Onaylatmadan Kullanmanın ve Defter Tutma Kurullarına Uyulmamasının Cezası
Defterin hiç tutulmaması veya bulunmakla birlikte içerisinde hiçbir kayda yer verilmemesi ve saklanmaması hallerinde, sorumlularına 30.000 TL’den 365.000 TL’ye kadar adlî para cezası verilir.
Defterin açılış onayı yaptırılmadan kullanılması durumunda, şirkete, 49.274,00 Türk Lirasından 147.822,00 Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir.
Defter kayıtlarının, 6102 sayılı TTK’da belirtilen defter tutma kurallarına uyulmadan tutulması halinde de şirkete, 49.274,00 Türk Lirasından 147.822,00 Türk Lirasına kadar idarî para cezası verilir.
Defter Nasıl Tutulur?
Defterin Temini ve Açılış Onayı
Kullanılmaya başlamadan önce, defterin mutlaka açılış onayı yaptırılmalıdır. Bunun için bir defter temin edilmeli ve onaylattırılmalıdır. Bu onayı, anonim ve limited şirketin kuruluşunda ticaret sicili müdürlükleri, sonraki dönemlerde ise noterler yapar. Bu defter sadece açılış onayına tabidir, kapanış onayı yaptırılmaz. Mevcut defterin dolması durumunda açılış onayı işlemi yapılır.
Deftere Kaydedilmesi Gereken Hususlar
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir.
Limited şirketlerde ise bu deftere ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılır.
Kooperatiflerde deftere; ortakların ad ve soyadları, iş ve konut adresleri, ortaklığa giriş-çıkış tarihleri ve çıkarılma sebepleri, taahhüt ettikleri sermaye payları ile bu paylara karşılık yapılan tahsilat ve iadeler, ortaklığa kabul ve çıkışları ile ilgili yönetim kurullarının kararı, tarih ve numaraları kaydedilir.
Kayıtların İçermesi Gereken Asgari Bilgiler
Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde deftere yapılacak kayıtların en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır:
a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,
b) Pay sahibinin iletişim bilgileri,
c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,
ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,
d) Payın nominal değeri,
e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,
f) Payın tertibi,
g) Payın edinme tarihi,
ğ) Deftere kayıt tarihi,
h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,
ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.
Kayıt Düzeni
Ayrı Sayfalarda İzleme : Her pay sahibi/ortak defterde ayrı bir sayfada izlenir. Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir.
Usule Uygunluk Şartı : Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi deftere yazılamaz.
Defterden Silmeyi Gereken Haller : Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar senede bağlanıp, senetlerin pay sahiplerine teslim edildikleri tarihten itibaren 10 gün içerisinde defterde açıklanmak suretiyle defterden silinir.
Kayıtların Türkçe tutulması : Defter Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.
Kısaltma kullanılması : Defter kayıtlarında kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur.
Kayıt düzeni ve zamanı : Deftere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.
Defterde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz. Defter sayfaları ciltten koparılamaz.
Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır. Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.
Kayıtların düzeltilmesi ve değiştirilmesi : Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.
Pay Değişikliklerinin Güncellenmesi
Ortaklar tarafından yapılan pay ve hisse senedi devirleri, sermaye artırımı veya azaltımı gibi durumlar hızlı ve doğru bir şekilde deftere işlenmelidir.
Yasal Uyumun Sağlanması
Defter doldurulurken Türk Ticaret Kanunu ve diğer ilgili yasal mevzuata uygun hareket edilmelidir.
Düzenli Kontrol ve Güncelleme
Defter düzenli olarak kontrol edilmeli ve gerekli güncellemeler yapılmalıdır.
Devirlerin Deftere İşlenmesi
Her pay sahibi, defterde ayrı bir sayfada izlenir. Eğer pay devreden ortak varsa, o ortağın sayfasında, hangi tarih ve kararlar ile ne kadar pay devredildiği belirtilir. Yeni bir ortak pay devralıyorsa, onun için defterde yeni bir sayfa açılır. Bu sayfada, hangi tarih ve karar ile ne kadar pay aldığı yazılır. Eğer devralan ortak zaten mevcut bir ortaksa, bu bilgi onun mevcut sayfasının altına eklenir.
“Pay Defteri Nasıl Doldurulur?” Sorusu hakkında daha detaylı bilgi almak ve danışmanlık hizmetlerimizden yararlanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
